С 1 сентября 2026 года вступает в силу новое требование, которое обязывает оформление электронных перевозочных документов. Это предписано Федеральным законом № 140‑ФЗ от 07.06.2025, который вносит изменения в закон о транспортно‑экспедиционной деятельности и другие законодательные акты. Как сообщает Администрация Ейского района, закон не просто разрешает, а напрямую обязывает участников перевозок формировать и направлять электронные перевозочные документы в государственную информационную систему.
Основные моменты, закрепленные в 140‑ФЗ, касаются обязательности использования электронных документов. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет юридическую силу и является оригиналом. Печатная версия документа может использоваться внутри компании, однако она не заменяет электронный документ для подтверждения факта перевозки.
Закон также утверждает форматы для электронных перевозочных документов, чтобы избежать произвольного использования форм. Это поможет снизить риски при проверках и в случае возникновения споров. Создание единого цифрового контура, в котором документы передаются в государственную систему, обеспечивает прозрачность процесса: можно легко отследить статус документа, кто и когда его подписал, а также подтвердить факт передачи.
Кроме того, 140‑ФЗ уточняет распределение ролей среди участников перевозок, устанавливая, кто отвечает за создание, подписание и направление документа. Это особенно важно в случае претензий или судебных споров. Для малого и среднего бизнеса (МСП) переход на электронный документооборот (ЭДО) становится не только вопросом соблюдения законодательства, но и способом снижения операционных рисков.
Преимущества ЭДО очевидны: меньше потерь и ошибок, поскольку электронные документы не могут "потеряться" в почте или случайно испортиться. Согласование проходит быстрее – подписание и передача документов занимают минуты, а не дни. Бизнесу становится проще отвечать на запросы контролирующих органов, так как данные могут быть запрошены из системы, а не из бумажных архивов. Четкие правила и единые форматы снижают вероятность разночтений между сторонами.
В связи с новыми требованиями, участникам товарооборота необходимо предпринять ряд практических шагов для подготовки:
- Определите перечень документов. Чаще всего это транспортные накладные, заявки, акты и поручения экспедитору.
- Проверьте наличие КЭП. У ответственных сотрудников должны быть действующие квалифицированные электронные подписи.
- Выберите оператора ЭДО. Ориентируйтесь на поддержку необходимых форматов и наличие интеграции с госсистемой.
- Настройте процессы. Пропишите регламент: кто создает, проверяет и подписывает документы, а также в какие сроки.
- Протестируйте. Прогоните 3-5 перевозок в тестовом режиме, чтобы выявить возможные узкие места.
- Обновите документы. В договорах закрепите обмен электронными документами и признавайте их юридическую силу.
Некоторые участники могут задать вопросы по новым требованиям. Например, касается ли 140‑ФЗ малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей? Ответ – да, требования распространяются на всех участников перевозок, включая небольшие компании и ИП. Можно ли использовать собственные формы документов? Нет, необходимо применять утвержденные форматы электронных перевозочных документов.
Что будет, если не перейти на ЭДО? За нарушение требований могут быть применены меры в соответствии с действующим законодательством, включая административную ответственность. Где искать точные требования и форматы? Актуальные форматы и требования к передаче публикуются на официальных ресурсах Минтранса России, ФНС и на портале оператора госсистемы.
В завершение, участникам товарооборота настоятельно рекомендуется обеспечить соблюдение новых требований к изменениям в системе грузоперевозок.